こんにちは、まんぷくケアプランのまんぷくです(●´ω｀●)
ケアマネの仕事って日々の業務に追われて、
なかなかファイルチェックや書類の見直しまで手が回らないですよね💦
「やらないといけないのは分かってるけど…」
っていう、あの感じ。
実は私10年以上ケアマネやってますが、ファイルチェックに追われるっていうことをほとんどしたことがないんです( ･`д･´)ｷﾘｯ
じゃあどうやったらファイルチェックに追われることなくできるのか、そのルーティンについて少し書いてみようと思います。
🧠 まず大前提の話
そもそもなんでチェックが必要なのか。
ここを抜かすと、
ただの”面倒な作業”になっちゃうんですよね。ちゃんと意味があってやっているわけです。
例えば、
モニタリングができていなければ減算の対象になる可能性もありますし、
記録の日付のズレや書類の不備も、
運営指導では普通に見られるポイントです。
（※このあたりは厚労省の基準にもある通りですね）
正直、チェックしていなかったら普通にアウトなケースも出てきます。
その場では気づかなくても、
後から一気に問題になることもある。
だからこそ、「面倒だけどやる」じゃなくて
「やらないと普通に危ない」
という前提で考えています。
🧩 自分のやり方
じゃあ実際どうしているか。
自分の場合はこんな感じです👇
- 1週間単位で支援経過や担当者会議録のチェック
- 1か月単位で軽めのファイルチェック（主に月初）
- ゴールデンウィーク（5月）→ お盆（8月）→ 年末年始（12月）でがっつり見直し
○ 記録は一週間経つと記憶の彼方に飛んでしまうので、なまものだと思って早めに消化します。
○ 月初のチェックでは、要支援の訪問月の確認や認定有効期間の再確認をします。ここでその月のポイントもチェック！
○ それでも書き損していたりすることはあるので、定期的にウイルスチェックをしていく
こうやって分けておくと、
一回一回の負担がそこまで大きくならないんですよね。
💡ポイント
あとこれ無茶苦茶大事なところなんですけど。
書きすぎない。これほんと大事です
支援経過を”スピーチの原稿か！？”ってくらい書いちゃう人いるんですけど、それは読むほうも大変だし書く方も大変だし誰も得しません💦
運営指導で見られるのはきちんと必要書類があって、記録に必要な項目が入っているかどうかやケアマネジメントの流れが正しいかどうかなので、
重要なのは“量”でも“密度”でもなくて、
ちゃんと押さえるべきところが押さえられているかどうかなんですよね。
ここに時間をかけすぎて他の業務が回らないという方が非常に多いので、これは気を付けた方が良いです。
ポイントを絞ることで、自身がその方の状況も整理できますし、次の方のためにもなる。というわけです
🧠 今の時代のやり方
最近は紙だけじゃなくて、
PCやExcel、VBA（マクロ）で管理している方も多いと思います。
自分も、FAXで届いたものはデータ保存にしたり、
紙とデータを使い分けています。
とはいえ、契約書や計画書などは紙での管理が必要な場面もあるので、
結局はハイブリッドになりがちですね。
このあたりは各事業所のやり方でいいと思います。
🪵 自分の中の感覚
このファイルチェックって「未来の自分を守るため」っていう考え方もあるんですが、このやり方が楽だからというのもあるんですよね。
2～3年溜めた書類を何十人分も見るのって大変過ぎだし無理ゲーですよね。1年分でも大変だと思うし。
だから分けてるんです。
一気にやろうとすると無理が出るので、
最初から“分ける前提”で組んでます。どちらかというと、
「バトンを回していく」っていう感覚なんですよね。
ゴールデンウィーク → お盆 → 年末年始
このタイミングで区切って見直していくことで、
次の自分にちゃんとバトンを渡す。
ここまで走ったから次は頼むな！って
だからその期間は、
ある程度安心して全力で走れる。
でもどこかでチェックを飛ばしてしまうと、
一気に距離が伸びるんですよね。
そうなると後からまとめてやろうとしても
しんどすぎて動けなくなる。
だからこそ、
小さく区切ってちゃんと回していく。
そんなイメージでやっています。
🎯 たまには立ち止まる
とまぁリレーうんぬん言うててますが、このチェック自体は完全に見直しの活動STOP状態です。
ちょっと立ち止まって今までの自分の頑張りを振り返る。
そういう息抜きみたいな感覚もまた大切なところです。
止まらないと見えない、気付かないこともありますので。
🍂 おわりに
ファイルチェックって正直めんどくさいです（笑）
でもやっているかどうかで、その後の安心感が全然違う。
自分のためでもあり、
ご利用者さんのためでもあり、
事業所を守るためでもある。
そんな作業なのかなと思っています(●´ω｀●)
★おまけ★
こういうのは正解がないので、自分に合ったやり方をいち早く見つけるのが一番です。
「いいや！わたしゃあ3年分くらいまとめてみるのが好きじゃけぇ！」っていうのでも全然良いです(●´ω｀●)
